O que fazemos com os seus dados.

A Arquely é a responsável pelo tratamento dos dados pessoais descritos nesta política. A entidade legal que irá operar o site e os produtos está em processo de constituição; assim que o registo estiver concluído, a denominação social, a sede e o número de identificação fiscal serão publicados nesta página e no aviso legal do site.

Enquanto essa publicação não acontece, o tratamento é feito pela equipa fundadora da Arquely, com as mesmas obrigações e os mesmos compromissos que esta política descreve. Os direitos aqui previstos podem ser exercidos desde já, sem esperar pela constituição da sociedade.

Contacto do responsável para todas as questões de proteção de dados, incluindo o exercício de direitos: contact@arquely.com. As mensagens são lidas pela equipa que trata diretamente do assunto e respondidas no prazo indicado no ponto 16.

Esta política cobre quatro situações concretas: (a) a visita às páginas deste site; (b) a inscrição na lista de interesse e as mensagens que recebemos através do formulário; (c) a correspondência por email, incluindo pedidos de informação, propostas e negociação; (d) a participação em pilotos e a execução de serviços contratados, na parte em que a Arquely determina o tratamento.

Quando a Arquely trata documentos e dados por conta de uma empresa cliente — por exemplo, no Document Intelligence — o responsável pelo tratamento é o cliente, e a Arquely atua como subcontratante ao abrigo do contrato e do acordo de tratamento de dados aplicável. Nesses casos, é o contrato com o cliente que manda, e não esta página.

Para os dados tratados em nome de clientes, aplica-se o contrato e o acordo de tratamento de dados (o anexo de proteção de dados) celebrado com cada cliente, que prevalece sobre esta política em caso de divergência. Esta política descreve a prática da Arquely quando atua como responsável pelo tratamento: o site, a lista de interesse, a correspondência e a preparação dos projetos.

Em qualquer dos casos, os princípios são os mesmos: tratar o mínimo necessário, para as finalidades concretas que forem explicadas, e conservar os dados apenas enquanto fizerem falta.

• Dados pessoais — qualquer informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável.
• Titular dos dados — a pessoa singular a quem os dados pessoais dizem respeito.
• Tratamento — qualquer operação sobre dados pessoais, desde a recolha à eliminação.
• Responsável pelo tratamento — quem decide por que meios e para que fins os dados são tratados; nos casos descritos nesta política, a Arquely.
• Subcontratante — quem trata dados pessoais por conta e segundo as instruções do responsável; a Arquely tem este papel nos serviços prestados a empresas clientes.
• RGPD — Regulamento (UE) 2016/679, o regulamento europeu de proteção de dados, aplicável diretamente em Portugal.
• Autoridade de controlo — a entidade independente que supervisiona o cumprimento das leis de proteção de dados (em Portugal, a CNPD).
• Piloto — projeto limitado no tempo e no âmbito, em que a Arquely e uma empresa testam um serviço com dados reais ou anonimizados, conforme o que for acordado.
• Acordo de tratamento de dados — o anexo contratual que fixa o objeto, a duração, a natureza e as finalidades do tratamento por conta de um cliente.

• Licitude, lealdade e transparência: só tratamos dados com um fundamento previsto na lei e explicamos o que fazemos em linguagem clara.
• Limitação das finalidades: os dados recolhidos para um fim não são reutilizados para outro fim incompatível.
• Minimização: pedimos apenas o que é necessário — no formulário do site, por exemplo, apenas o email e um comentário opcional.
• Exatidão: corrigimos ou apagamos dados quando nos é pedido ou quando detetamos erros.
• Limitação da conservação: cada categoria de dados tem um prazo definido no ponto 14 e é eliminada ou revista quando o prazo termina.
• Integridade e confidencialidade: os dados são protegidos com medidas técnicas e organizativas, descritas no ponto 18.
• Responsabilidade: documentamos as decisões de tratamento, incluindo as escolhas de fornecedores e de medidas de segurança, para podermos demonstrar o cumprimento.

• Email que escreve no formulário de interesse — para podermos responder e dar seguimento ao contacto.
• Comentário opcional do formulário — para percebermos o contexto do pedido sem precisarmos de mais campos.
• Idioma da página (por exemplo, PT ou EN) — para apresentar o site no idioma certo e não voltar a perguntar.
• Data e hora da submissão — necessárias para gerir a lista e para segurança (deteção de abuso).
• Resumo criptográfico (hash) do endereço IP, mantido apenas em memória por alguns segundos — usado unicamente para limitar submissões repetidas; não é escrito em ficheiro nem associado ao email.
• Campos-armadilha (técnicas para detetar robôs) — verificados no servidor para bloquear spam; não contêm dados pessoais seus.
• Cookie de idioma e rascunho do formulário — descritos em detalhe na Política de Cookies; o rascunho guarda o email e o comentário apenas enquanto o separador estiver aberto, no seu próprio navegador.

Nos pilotos, tratamos os contactos profissionais das empresas participantes (nome, função, email e telefone, quando for o próprio a indicá-lo), as notas de reuniões e as decisões do projeto, e os dados operacionais que servem para medir resultados — por exemplo, quantos documentos foram processados e quantos precisaram de correção humana.

Sempre que possível, os pilotos são feitos com documentos anonimizados ou de amostra. Quando um piloto exigir dados reais, isso é combinado por escrito antes de qualquer tratamento, com finalidades, prazos e limites definidos, e com o mínimo de dados possível.

Nos serviços contratados a uma empresa cliente, a Arquely trata os dados estritamente de acordo com o contrato e o acordo de tratamento de dados: o cliente decide as finalidades, a Arquely executa e informa.

• Não pedimos nome, telefone, morada ou data de nascimento para usar o site.
• Não fazemos geolocalização nem recolhemos localização precisa.
• Não processamos pagamentos neste site — não há dados de cartão nem dados bancários.
• Não tratamos categorias especiais de dados (saúde, convicções, origem étnica, biometria) nos formulários do site.
• Não recolhemos dados de menores: o site dirige-se a profissionais e empresas.
• Não fazemos perfilagem comportamental, fingerprinting do dispositivo nem publicidade personalizada.
• Não vendemos nem alugamos dados pessoais a ninguém, em circunstância alguma.

Consentimento: quando inscreve o email no formulário, dá-nos autorização para o contactarmos sobre os produtos e a lista de interesse. Pode retirar esse consentimento em qualquer momento, escrevendo para contact@arquely.com; o tratamento anterior mantém-se válido, mas deixamos de tratar os dados para esse fim.

Diligências pré-contratuais: quando pede uma proposta ou negoceia um projeto, precisamos de usar os seus dados para responder, orçamentar e preparar o contrato — mesmo antes de qualquer celebração.

Interesse legítimo: usamos medidas mínimas de segurança para impedir spam e abuso do formulário. Avaliámos que este interesse não se sobrepõe aos direitos dos visitantes, porque o resumo do IP existe apenas em memória por segundos e nunca é associado à identidade.

Obrigação legal: quando os serviços passarem a ser faturados, os elementos obrigatórios das faturas são conservados pelo prazo que a lei fiscal exigir, mesmo que o cliente peça a eliminação.

Só enviamos mensagens directamente relacionadas com o que nos pediu ou com os projetos em curso: resposta a um pedido, seguimento de uma conversa, informação sobre o estado do piloto e pedidos de decisão. Não enviamos newsletters nem campanhas a quem não as pediu, nem partilhamos listas de email com terceiros.

Cada mensagem indica como parar. Se pedir para não voltar a ser contactado, removemos o endereço da lista de interesse e guardamos apenas o registo mínimo do pedido, para o podermos respeitar.

• Alojamento e infraestrutura: onde o site e as ferramentas são executados (o fornecedor concreto será identificado nesta página quando a infraestrutura de produção estiver contratada).
• Email transacional: serviço que entrega as mensagens e guarda o registo dos envios.
• Ferramentas internas de gestão de contactos e de projeto, com acesso limitado à equipa.
• Nos serviços de documentos: serviços de OCR e de modelos de linguagem (IA), sempre sob instruções da Arquely ou do cliente, conforme o papel de cada um.
• Aconselhamento profissional (jurídico ou contabilístico), quando necessário, com deveres de sigilo próprios.

Os dados são acessíveis apenas a quem precisa deles para as finalidades descritas: a equipa da Arquely e um conjunto restrito de fornecedores que atuam por conta dela. Nenhum deles pode usar os dados para fins próprios; todos estão vinculados a contratos com deveres de confidencialidade e de segurança.

A preferência da Arquely é manter os dados dentro do Espaço Económico Europeu. Quando um fornecedor implicar transferência para fora do EEE, essa transferência só acontece com um mecanismo previsto no capítulo V do RGPD — por exemplo, uma decisão de adequação da Comissão Europeia ou as cláusulas contratuais-tipo — e com medidas suplementares quando forem necessárias.

Para clientes e participantes em Moçambique, o tratamento segue a lei moçambicana aplicável (por agora, a Lei n.º 3/2017 e o regime que a venha substituir) e os dados podem ser tratados em Portugal, em Moçambique ou na região acordada com o cliente, sempre com o mesmo cuidado.

A escolha de qualquer fornecedor fora do EEE obriga a uma decisão documentada e à informação do cliente antes de os dados serem transferidos.

• Acesso (artigo 15.º do RGPD): saber se tratamos dados seus, quais e em que circunstâncias, com uma cópia.
• Retificação (artigo 16.º): corrigir dados inexatos ou completar dados incompletos.
• Apagamento (artigo 17.º): pedir a eliminação quando os dados já não forem necessários para os fins ou o fundamento cair.
• Limitação (artigo 18.º): pedir que suspendamos o tratamento de alguns dados, por exemplo enquanto uma correção é avaliada.
• Portabilidade (artigo 20.º): receber os dados que forneceu num formato estruturado e de leitura automática.
• Oposição (artigo 21.º): opor-se a tratamentos fundados em interesse legítimo, como a segurança do formulário.
• Decisões automatizadas (artigo 22.º): não ser sujeito a decisões com efeitos significativos tomadas apenas por algoritmos — nos nossos serviços, a revisão humana é obrigatória.
• Retirar o consentimento: em qualquer momento e sem apresentar justificação, quando o fundamento for o consentimento.
• Ser informado de correções (artigo 19.º): quando retificarmos ou apagarmos dados, informamos quem os recebeu, salvo se for impossível.
• Reclamar (artigo 77.º): apresentar queixa a uma autoridade de controlo — ver ponto 17.

Escreva para contact@arquely.com com o direito que quer exercer e os elementos que permitam localizar os dados (por exemplo, o email usado no contacto). O pedido não tem de seguir qualquer formulário nem indicar justificação.

Quando existirem dúvidas fundadas sobre a identidade de quem pede, podemos pedir a informação adicional mínima para confirmar que o pedido vem do próprio titular; nunca pedimos mais do que o necessário.

O exercício de direitos é gratuito. Respondemos no prazo máximo de um mês, que pode ser prorrogado por dois meses em pedidos complexos, com informação ao titular dentro do primeiro mês. Se um pedido for recusado, explicamos o motivo e indicamos como reclamar.

Se os dados disserem respeito a outra pessoa (por exemplo, um colega ou um cliente), reencaminhamos o pedido para quem o pode satisfazer, respeitando as obrigações de cada parte.

Pode apresentar reclamação junto da autoridade de controlo nacional: Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), cujos contactos estão publicados em www.cnpd.pt. Em Moçambique, a autoridade competente para a proteção de dados pessoais será indicada aqui assim que a sua designação estiver formalmente confirmada; até lá, os pedidos podem ser dirigidos à Arquely, que os encaminha conforme a lei aplicável.

Também pode sempre começar por nos escrever: muitos problemas resolvem-se mais depressa com uma conversa direta, e a resposta da Arquely não impede nem condiciona a reclamação à autoridade.

• Ligação cifrada (HTTPS/TLS) em todas as páginas, sem exceções.
• Acesso restrito por pessoa e por projeto, com contas individuais e permissões mínimas.
• Autenticação multifator nos serviços que a suportam.
• Palavras-passe e chaves guardadas apenas em gestores próprios, nunca em documentos partilhados.
• Ambientes de demonstração separados dos ambientes com dados reais.
• Documentos de pilotos guardados em local identificado e eliminados no fim do prazo acordado.
• Sistemas atualizados e revisão periódica de acessos.
• Minimização de registos: preferimos não recolher dados a ter de os proteger.

Aplicamos medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco, entre as quais:

Se ocorrer uma violação de dados pessoais — acesso indevido, perda ou divulgação — registamos o incidente, avaliamos o risco e agimos para o conter. Quando a lei o exigir, notificamos a autoridade de controlo no prazo de 72 horas após tomarmos conhecimento, descrevendo a natureza da violação, as consequências prováveis e as medidas tomadas.

Se a violação implicar risco elevado para os direitos de alguém, comunicamos diretamente às pessoas afetadas. Nos serviços prestados a empresas, informamos o cliente sem demora injustificada, para que ele possa cumprir as suas próprias obrigações.

Não tomamos decisões com efeitos significativos sobre pessoas apenas com base em tratamento automatizado, e não fazemos perfilagem para publicidade ou avaliação de comportamento. Nos serviços de documentos, o software de OCR e de IA extrai e classifica informação, mas as decisões que produzam efeitos — aprovar, rejeitar, lançar — passam por revisão humana, conforme descrito nas Condições de Serviço.

Se essa situação mudar em algum projeto, o fundamento e o procedimento serão explicados por escrito antes de o tratamento começar.

O site, a lista de interesse e os produtos dirigem-se a profissionais e empresas, e não a menores de 18 anos. Não recolhemos intencionalmente dados de menores. Se detetarmos que recebemos esses dados, eliminamo-los assim que possível.

O site usa um cookie de idioma e, no formulário, um rascunho guardado no armazenamento de sessão do seu próprio navegador. Não há cookies de análise, de publicidade ou de redes sociais. O inventário completo, com nomes, durações e razões, está na Política de Cookies publicada neste site.

Para apresentar a página no idioma certo, podemos ler cabeçalhos técnicos que o seu navegador envia (como o idioma preferido). Esse sinal é usado no momento do pedido e não é guardado como dado pessoal. A escolha manual de idioma fica no cookie descrito na Política de Cookies.

Esta política é revista sempre que a prática da Arquely ou a lei mudarem. A data de entrada em vigor consta do topo da página; a versão anterior pode ser pedida por email. Alterações relevantes são comunicadas a quem estiver na lista de interesse, antes de produzirem efeitos, quando a lei o exigir.

Continuar a usar o site depois de uma alteração publicada significa aceitar a versão em vigor para as visitas seguintes; para tratamentos fundados em consentimento, um novo consentimento só é pedido quando a alteração o exigir.

Esta política rege-se pelo RGPD e pela lei portuguesa que o executa (Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto). Quando o titular ou o tratamento estiverem sujeitos à lei moçambicana, aplica-se também a Lei n.º 3/2017, de 9 de janeiro, e o regime que a venha a substituir.

Nada nesta política reduz os direitos imperativos que a lei do país do titular lhe reconheça: em caso de conflito, prevalecem esses direitos.

Para qualquer questão sobre esta política ou sobre os seus dados — incluindo pedidos de acesso, correção, eliminação ou oposição — escreva para contact@arquely.com. Indicamos, sempre que possível, uma resposta no mesmo dia útil e nunca deixamos um pedido sem resposta dentro dos prazos legais.