As condições completas dos nossos serviços.

Estas condições aplicam-se aos serviços prestados pela Arquely a empresas e profissionais: projetos de automação de processos (Arquely Business Automation) e o programa piloto e os serviços de leitura de documentos (Arquely Document Intelligence).

Aplicam-se apenas na relação entre empresas ou no exercício de atividade profissional. Quando a lei de consumo for aplicável — por exemplo, se um serviço for contratado por um particular fora da sua atividade — prevalecem os direitos imperativos do consumidor.

A utilização do site rege-se pelos Termos de Utilização; o tratamento de dados pessoais, pela Política de Privacidade. Estas condições não alteram nenhum desses documentos.

• 1.º — o contrato assinado e as adendas que o alterem expressamente.
• 2.º — a proposta aceite por escrito, incluindo o âmbito, o preço e os prazos nela fixados.
• 3.º — os anexos específicos: acordo de tratamento de dados, nível de serviço, lista de subcontratantes.
• 4.º — estas Condições de Serviço, para tudo o que os documentos anteriores não regulem.
• 5.º — as comunicações entre as partes, que esclarecem mas não substituem os documentos anteriores.

Cada projeto tem um contrato próprio. Quando existirem vários documentos, a ordem de prevalência é a seguinte, do mais forte para o mais fraco:

• Cliente — a empresa ou profissional que contrata os serviços.
• Proposta — o documento escrito da Arquely com âmbito, preço, prazos e condições específicas.
• Contrato — a proposta aceite por escrito, com os anexos aplicáveis.
• Projeto de automação — o serviço sob medida que elimina ou reduz trabalho manual repetitivo, descrito na proposta.
• Piloto — a participação limitada no programa de documentos, com âmbito, duração e condições próprias.
• Documentos — os ficheiros que o Cliente submete ou disponibiliza para processamento (faturas, guias, notas de encomenda, contratos, ou outros descritos na proposta).
• Utilizadores autorizados — as pessoas que o Cliente indica para usar o serviço ou receber resultados.
• Entregáveis — o que a Arquely entrega: fluxo em produção, integrações, campos extraídos, exportações, documentação e formação simples.
• Integração — a ligação entre a solução e sistemas existentes do Cliente (ERP, faturação, arquivo, correio).
• Ambiente de produção — o ambiente onde o Cliente trabalha a sério, por oposição a demonstrações e testes.
• Dados do Cliente — documentos, conteúdos e informação que o Cliente fornece ou que o serviço processa por sua conta.
• Revisão humana — a validação das saídas por uma pessoa, obrigatória antes de qualquer uso com efeitos.
• Suporte — o canal de contacto e os tempos de resposta definidos no ponto 18.
• Ponto de contacto — a pessoa designada por cada parte para gerir o projeto.

As propostas são escritas em linguagem concreta: âmbito, exclusões, esforço, prazos, preço e forma de pagamento. Salvo indicação diferente, uma proposta vale 30 dias a contar da data de envio e pode ser ajustada depois de uma conversa técnica.

O contrato considera-se formado quando o Cliente aceita a proposta por escrito — uma resposta de email a confirmar chega, desde que identifique a proposta e as suas condições. Trabalhos só começam depois dessa aceitação.

Conversas exploratórias, apresentações e trocas de ideias não criam obrigações de execução nem exclusividade, para nenhum dos lados. Se o Cliente precisar de exclusividade ou de reserva de agenda, isso consta da proposta.

A Arquely constrói automações sob medida e implanta o serviço de documentos por etapas, com resultados visíveis em cada uma. Não vendemos pacotes fechados de catálogo: o âmbito é desenhado com o Cliente, a partir do processo real.

Do lado do Cliente, a colaboração é uma condição do resultado: acessos, amostras reais (anonimizadas quando necessário), decisões atempadas e um ponto de contacto responsável.

• Mapeamento: sessões com quem executa o processo hoje; documento com passos, volumes, exceções, sistemas e pontos de dor.
• Desenho: solução proposta, esforço, riscos e preço fechado; decisão informada do Cliente antes de construir.
• Construção: ciclos curtos com demonstrações frequentes; testes com dados de treino ou anonimizados; ajustes por escrito quando algo mudar.
• Entrega: passagem para produção, documentação simples, formação dos utilizadores autorizados e período de acompanhamento definido na proposta.

O projeto começa num processo concreto — não num departamento inteiro. A escolha do primeiro processo é feita conjuntamente, com critérios simples: volume de trabalho, frequência de erros, tempo gasto e facilidade de medir o antes e o depois.

O resultado é uma solução em produção que trata o processo definido, com registos do que fez, alertas quando algo foge ao previsto e documentação suficiente para a equipa não depender de nós no dia a dia.

• Licenças de software de terceiros necessárias ao projeto são contratadas e pagas pelo Cliente, salvo indicação escrita em contrário na proposta.
• Infraestrutura e serviços de nuvem fora do que estiver previsto na proposta são custos do Cliente.
• Mudanças de âmbito (processos novos, regras novas, integrações novas) são orçamentadas como adenda antes de serem executadas.
• A Arquely não presta aconselhamento jurídico, fiscal, contabilístico ou financeiro; ver ponto 14.
• A Arquely não responde por falhas ou indisponibilidades de sistemas de terceiros, mas trabalha com o Cliente e os fornecedores para as resolver.

O serviço recebe documentos — por email ou upload — e devolve informação estruturada: campos definidos com o Cliente, extraídos por uma combinação de OCR e modelos de inteligência artificial, com deteção de duplicados e histórico por documento.

É pensado para equipas que processam muitos documentos, como importadores e distribuidores, transportadoras, contabilistas e departamentos financeiros: guias e faturas de fornecedores, notas de encomenda, comprovativos de entrega e outros tipos definidos na proposta.

Em produção, o serviço é configurado caso a caso e alimentado apenas com os dados do Cliente, tratados segundo o contrato e o anexo de proteção de dados.

• Entrada: os documentos chegam por correio eletrónico dedicado ou por upload; o serviço regista a origem e a data de receção.
• Leitura: o OCR extrai o texto e a IA identifica os campos acordados; a qualidade da digitalização influencia o resultado.
• Duplicados: documentos repetidos são assinalados, com a referência do original, para não serem contabilizados duas vezes.
• Validação: as extrações com confiança baixa, valores incoerentes ou campos em falta vão para revisão humana; a pessoa confirma ou corrige.
• Exportação: o resultado sai para o formato acordado — por exemplo, ficheiro delimitado (CSV) ou integração direta com o sistema indicado na proposta.

O piloto existe para provar valor com evidência, antes de qualquer compromisso maior. Tem duração e âmbito limitados, definidos por escrito: tipo e número de documentos, pessoas envolvidas e o que será medido — por exemplo, tempo médio por documento, taxa de campos corretos à primeira e número de correções humanas.

O piloto é feito com documentos anonimizados ou de amostra sempre que possível. Quando exigir documentos reais, isso é acordado por escrito antes de qualquer tratamento, com finalidades e prazos definidos e o mínimo de dados necessários.

No fim, a Arquely entrega um relatório com resultados, limitações observadas e uma recomendação honesta: avançar para produção, ajustar ou parar. O Cliente decide, sem compromisso de continuar.

• Executar com diligência profissional, com pessoas competentes e meios adequados ao âmbito contratado.
• Comunicar com clareza: estado dos trabalhos, riscos identificados, dificuldades e decisões pendentes do Cliente.
• Proteger os dados do Cliente em trânsito e em repouso, com as medidas do ponto 23.
• Informar os utilizadores autorizados sobre limites conhecidos das soluções e sobre os passos que exigem revisão humana.
• Manter um ponto de contacto responsivo durante o horário normal e responder segundo o ponto 18.
• Cumprir a lei aplicável ao serviço, incluindo as obrigações de proteção de dados que lhe caibam.

• Fornecer acessos, amostras e informação correta, e responder a pedidos de decisão nos prazos combinados.
• Garantir que tem o direito de tratar e partilhar os documentos e dados que entrega ao serviço.
• Anonimizar dados pessoais desnecessários antes de fornecer amostras ou documentos para testes, quando isso estiver previsto.
• Designar utilizadores autorizados e manter as suas credenciais seguras.
• Rever as extrações segundo o procedimento acordado e não dispensar a revisão humana em matéria com efeitos fiscais, contabilísticos ou legais.
• Manter cópias de segurança dos documentos originais, nos termos do ponto 7.
• Informar de imediato a Arquely sobre incidentes, erros sistemáticos ou suspeitas de uso indevido do serviço.

A inteligência artificial é probabilística: pode errar, e erra de forma diferente conforme a qualidade das digitalizações, o formato dos documentos e a variedade dos fornecedores. Nenhum sistema de OCR e IA entrega 100% de exatidão, e a Arquely não promete esse valor.

Por isso, o desenho do serviço inclui revisão humana obrigatória: uma pessoa valida as extrações antes de qualquer uso com efeitos — contabilístico, fiscal, de pagamento ou de decisão sobre terceiros. A Arquely fornece filas de exceção e indicadores de confiança para tornar essa revisão rápida, mas a decisão final é sempre humana.

O Cliente é responsável por manter esse passo no seu processo. Se optar por automatizar totalmente um fluxo, assume esse risco por sua conta e responsabilidade, e a Arquely não responde pelos resultados dessa escolha.

A Arquely é uma empresa de automação e de tratamento documental. Não emite pareceres jurídicos, fiscais ou de contabilidade, não certifica documentos e não assume as obrigações que a lei atribui a contabilistas certificados, revisores ou a outras profissões reguladas.

Nenhuma página, amostra ou resultado do serviço deve ser lido como declaração de conformidade com obrigações fiscais. A conformidade depende de validação técnica e jurídica pela própria empresa e pelos seus profissionais, e é o Cliente que a assegura perante as autoridades.

Se o projeto tocar obrigações declarativas, o desenho inclui os pontos de controlo e as exportações necessárias, mas a validação — incluindo a que a lei exigir de profissionais certificados — fica do lado do Cliente.

Os preços são indicados em euros, com os impostos em vigor à data da fatura. As faturas são emitidas segundo o calendário da proposta — por projeto concluído, por marcos ou mensalmente — e são pagas no prazo de 15 dias, salvo prazo diferente na proposta.

Pagamentos em atraso podem gerar juros à taxa legal aplicável e, depois de aviso por escrito sem regularização em 10 dias, suspensão dos serviços em curso. A suspensão não dispensa o pagamento do que já foi executado.

Se o Cliente contestar uma fatura, deve indicar a razão por escrito dentro do prazo; a parte não contestada continua a ser pagável. Reembolsos só existem para valores pagos por serviços não prestados por causa imputável à Arquely.

As condições económicas do piloto são definidas por escrito antes do início: pode ser sem custo, com custo reduzido ou com custo de integração, conforme o âmbito. O que estiver acordado na proposta do piloto prevalece sobre este ponto.

Terminado o piloto, o Cliente decide livremente: avançar para produção nos termos de uma nova proposta, ajustar o âmbito ou terminar. Nenhuma das partes fica obrigada a continuar.

Durante o horário normal (dias úteis, 9h00–18h00, hora de Lisboa), o canal de suporte é contact@arquely.com. No piloto, a Arquely responde em regra no prazo de um dia útil; em produção, os tempos de resposta e de recuperação constam do anexo de nível de serviço do contrato.

Os incidentes são classificados pela gravidade: bloqueio total do serviço, degradação relevante com impacto no processamento, ou dúvida sem impacto imediato. Incidentes que impeçam o processamento têm prioridade sobre pedidos de melhoria e são comunicados ao Cliente com um ponto de situação regular até ficarem resolvidos.

A manutenção programada é comunicada com pelo menos 48 horas de antecedência e feita, sempre que possível, fora do horário de maior uso.

Os serviços evoluem: regras, formatos e integrações podem exigir ajustes ao longo do tempo. Pequenos ajustes que caibam no âmbito descrito são feitos sem custo adicional; alterações de âmbito — processos novos, sistemas novos, volumes muito acima do previsto — são orçamentadas em adenda antes de executadas.

Quando uma mudança externa (por exemplo, um novo formato obrigatório de documentos ou uma alteração de regras) tornar necessária uma alteração, a Arquely informa o Cliente com antecedência e apresenta opções com esforço e custo.

Cada parte mantém confidencial a informação da outra a que tenha acesso por causa do contrato: processos, preços, listas, documentos, código, métricas e tudo o que, pela sua natureza, deva ser tratado como reservado.

A obrigação vale durante o contrato e mantém-se durante 5 anos após o seu termo. Termina antes se a informação se tornar pública sem culpa de quem a recebeu, se já era conhecida legitimamente, ou se tiver de ser divulgada por lei ou ordem de autoridade — caso em que a parte obrigada avisa a outra, salvo se a lei o proibir.

No fim do contrato, cada parte devolve ou destrói a informação confidencial da outra que tenha em suporte próprio, sem prejuízo das cópias exigidas por lei e da informação necessária para prova de direitos.

• Os documentos, dados e conteúdos do Cliente continuam a ser do Cliente: a Arquely trata-os apenas para executar o contrato.
• A Arquely mantém a titularidade do seu software, modelos, métodos, código de base, documentação interna e know-how, incluindo o que resultar de experiência acumulada em projetos (sem identificar o Cliente nem revelar a sua informação).
• Os entregáveis específicos do projeto — automações, fluxos, configurações e integrações construídas para o Cliente — são licenciados ao Cliente de forma perpétua, não exclusiva e limitada ao uso interno do seu negócio, após pagamento integral.
• Componentes de terceiros incluídos na solução ficam sujeitos às licenças próprias, identificadas para o Cliente quando relevantes.
• O Cliente pode dar feedback sobre os serviços; esse feedback pode ser usado pela Arquely para melhorar produtos, sem obrigação de compensação e sem identificar o Cliente.
• Referências a casos, nomes de clientes ou métricas em materiais públicos só com autorização escrita do Cliente.

O Cliente é o responsável pelo tratamento dos dados pessoais contidos nos documentos que entrega ao serviço; a Arquely atua como subcontratante, segundo as instruções do Cliente e ao abrigo de um acordo de tratamento de dados (anexo ao contrato).

A Arquely trata os dados apenas para prestar e manter o serviço, não os usa para fins próprios, não os vende e não os partilha fora da lista de subcontratantes aplicável ao projeto — que é comunicada e mantida atualizada, com direito de oposição por parte do Cliente.

Em caso de violação de dados pessoais, a Arquely informa o Cliente sem demora injustificada, com a informação necessária para este cumprir as suas obrigações, incluindo para com as autoridades.

No fim do contrato, os dados do Cliente são devolvidos ou eliminados segundo a escolha do Cliente, num prazo máximo de 30 dias, salvo obrigação legal de conservação.

A Arquely apoia o Cliente, na medida razoável, no cumprimento dos seus deveres de avaliação de impacto, resposta a pedidos de titulares e contacto com autoridades de controlo.

• Cifragem em trânsito (HTTPS/TLS) em todas as ligações e cifragem em repouso nos serviços que a suportam.
• Acessos individuais, com permissões mínimas e revisão periódica; ninguém usa contas partilhadas.
• Autenticação multifator nos serviços que a suportam.
• Separação entre ambientes de demonstração, testes e produção, com regras próprias de acesso a dados reais.
• Minimização: os ambientes de teste usam amostras ou documentos anonimizados sempre que possível.
• Registos de operação suficientes para diagnosticar problemas e detetar acessos indevidos, sem recolher dados pessoais desnecessários.
• Procedimento de resposta a incidentes, com avaliação de risco e comunicação nos prazos legais e contratuais.

A Arquely pode subcontratar parte dos serviços — alojamento, OCR, modelos de IA, suporte técnico — permanecendo responsável perante o Cliente pelo cumprimento integral do contrato, como se executasse diretamente.

Os subcontratantes relevantes para cada projeto constam do anexo aplicável e são sujeitos a deveres de confidencialidade e de segurança equivalentes. Qualquer substituição é comunicada com antecedência, com o direito de oposição previsto no ponto 22.

A Arquely responde pelos danos diretos causados com culpa no cumprimento do contrato, segundo os termos gerais da lei. Sem prejuízo de limites maiores previstos no contrato, a responsabilidade da Arquely fica limitada, em cada período de 12 meses, ao valor pago pelo Cliente nesse período pelos serviços em causa.

Nos pilotos sem pagamento, a responsabilidade fica limitada ao máximo que a lei imperativa permitir, com exclusão, na medida permitida, de danos indiretos, lucros cessantes e perda de dados não resultante de violação imputável à Arquely.

Nenhuma limitação se aplica a dolo, negligência grave, violação de confidencialidade, danos causados por violação das regras de proteção de dados imputável à Arquely, nem a direitos que a lei não permita limitar.

Nenhuma parte responde pelo incumprimento causado por acontecimentos fora do seu controlo razoável — catástrofes, conflitos, falhas generalizadas de energia ou de telecomunicações, atos de autoridade, indisponibilidades graves de terceiros essenciais. A parte afetada avisa a outra, indica a duração previsível e retoma o cumprimento assim que possível.

Se a situação durar mais de 60 dias seguidos, qualquer das partes pode terminar os serviços em curso, liquidando apenas o que já foi executado e entregue.

O contrato pode ser terminado em qualquer momento por acordo escrito. Cada parte pode terminá-lo com 30 dias de aviso prévio, sem indemnização para além do pagamento do trabalho realizado até à data.

A Arquely pode suspender ou terminar imediatamente, por escrito, em caso de incumprimento grave do Cliente — falta de pagamento após aviso, uso ilícito do serviço, violação de confidencialidade ou de proteção de dados — ou de situação legal que o exija.

A cessação não afeta cláusulas que, pela sua natureza, devam subsistir: confidencialidade, propriedade intelectual, proteção de dados, responsabilidade e lei aplicável.

• O Cliente deixa de poder usar as soluções e licenças associadas a partir do termo efetivo.
• Os dados e documentos do Cliente são devolvidos ou eliminados no prazo do ponto 22, à escolha do Cliente.
• Faturas do trabalho já realizado mantêm-se devidas; entregáveis já aceites permanecem com o Cliente.
• Cada parte devolve materiais e acessos pertencentes à outra que tenha em seu poder.

Estas condições podem ser revistas para refletir novos serviços, novas exigências legais ou lições de projetos. A versão em vigor está sempre publicada neste site, com a data no topo.

Alterações materiais aplicam-se aos contratos em curso apenas com aviso de 30 dias e possibilidade de o Cliente as recusar, caso em que o contrato anterior continua a reger até ao seu termo normal. Para contratos novos, aplica-se a versão publicada à data da aceitação da proposta.

As comunicações formais entre as partes são feitas por escrito, por correio eletrónico, para os endereços indicados no contrato ou praticados entre as partes. Um pedido ou decisão com impacto no projeto deve identificar claramente o projeto e o que se pretende.

As comunicações consideram-se recebidas no dia útil seguinte ao envio, salvo erro de entrega comprovado ou prazo diferente indicado no contrato. As partes comunicam em português ou em inglês, conforme o que for combinado.

O Cliente não pode ceder a posição contratual nem os direitos que dela resultem sem autorização escrita da Arquely. A Arquely pode ceder a sua posição a uma sociedade do seu grupo ou a um sucessor na atividade, mantendo os direitos do Cliente intactos.

• Validade parcial: se uma cláusula for inválida, as restantes mantêm-se e a inválida é substituída pela que melhor corresponda ao seu objetivo.
• Renúncia: a tolerância pontual de um incumprimento não significa renúncia ao direito correspondente.
• Acordo integral: o contrato, com os anexos e estas condições na ordem do ponto 2, é o acordo completo entre as partes sobre o seu objeto.
• Títulos: os títulos das secções servem apenas para facilitar a leitura e não limitam o conteúdo das cláusulas.

O contrato rege-se pela lei portuguesa. Quando o Cliente ou o tratamento estiverem sujeitos à lei moçambicana, a lei aplicável nessa medida é a lei moçambicana, incluindo a Lei n.º 3/2017 para a proteção de dados pessoais. As regras imperativas de proteção de dados aplicam-se sempre que os dados de titulares nelas abrangidos sejam tratados.

Em caso de litígio, as partes comprometem-se a negociar de boa-fé durante 30 dias, ao nível dos pontos de contacto e, se preciso, das respetivas direções. Sem acordo, o litígio segue para os tribunais portugueses competentes, salvo se a lei imperativa determinar outra jurisdição — por exemplo, o tribunal da residência do consumidor, quando aplicável.

Se o Cliente for consumidor, pode também recorrer às entidades de resolução alternativa de litígios registadas; a lista oficial está no Portal do Consumidor (www.consumidor.gov.pt).

Todas as questões sobre estas condições, propostas ou projetos em curso: contact@arquely.com. Respondemos em regra no mesmo dia útil e nunca deixamos uma proposta ou um pedido de decisão sem resposta.